個人情報とは、生存する個人の氏名、生年月日その他の記述など、特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む）をいう。 ※個人情報保護法第二条
園外秘資料は、決められた場所に保管されているか
こども園の中で園外秘資料を保管する場所をしっかりと決めておき、その場所はできるだけ外部からはわからないような所にする。
特別な理由がある場合以外は、決して園外に持ち出さない
園外に出ると、自身の移動の範囲が広がり、こども園外の人とふれ合う機会も多くなるため、園外秘資料の紛失や盗難される可能性が高くなる。
原則として園外秘資料の園外への持ち出しは禁止である。
使用する場合には、責任者（園長・主任）の許可を得て、（園外秘資料使用許可書）に使用する人の名前・日時・目的を記入する
事前に園外秘資料の使用がわかっている場合は、数日前には責任者から許可のサインをもらっておく。
園外秘資料を使っての仕事で席を離れる際には、一度もとにあった場所に片付ける
できるだけ、席から離れないようにする。やむを得ず席から離れなければならない場合は決して広げたままにせず、一度所定の場所に戻す。
個人情報が記載された書類を処分するときは、十分に注意する
そのままゴミ箱に捨てるということはしない。シュレッダーなどを使用して、完全にわからない状態にして、中身が見えない袋に入れて捨てる。
こども園では、職員の個人情報はもちろんのこと、子どもたちや、その家族に関する個人情報も保管している。その情報によって子どもの安全が損なわれたり、悪用されたりすることがないように、子どもたち自身を守るのと同じく“情報”も守る必要がある。
なお、「児童福祉施設の設備及び運営に関する基準」第十四条の二には、「幼保連携型認定こども園の職員は、正当な理由がなく、その業務上知り得た園児又はその家族の秘密を漏らしてはならない。２．幼保連携型認定こども園は、職員であった者が、正当な理由がなく、その業務上知り得た園児又はその家族の秘密を漏らすことがないよう、必要な措置を講じなければならない。」とある。
